Blanka Schimanski, Wegweiser durch die NotAktVV, Erstauflage, Nomos, 2022
Blanka Schimanski
Wegweiser durch die NotAktVV
ISBN 978-3-8487-8613-8
Zum 01.07.2022 wurde das elektronische Aktenarchiv eingeführt, das erhebliche Zentralisierungen herbeigeführt hat. Die NotaktVV ist durch Artikel der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse sowie zur Änderung der Verordnung über die notarielle Fachprüfung vom 13.10.2020 eingeführt worden. Selbstredend arbeiteten schon viele Notariate zuvor mit digitalen Lösungen und digitalen Archiven. Es ist das zentrale Anliegen dieses Praxiswegweisers die Anwendung der neuen Archivierungsvorschriften zu erleichtern, beruhend auf einer jahrzehntelangen Beratungspraxis der Autorin.
Das Elektronische Urkundenarchiv kommt und mit ihm völlig neue, für alle Notariate verpflichtende Prozesse – die jedoch nicht zur Belastungsprobe werden müssen, denn das neue Handbuch gibt verlässliche Instruktionen und eine Übersicht zu sämtlichen Neuerungen und der Anwendung der „NotAktVV“. Das Handbuch vermittelt alles Wissenswerte über die neuen Archivierungsvorschriften kompakt in einem Band mit sehr vielen Beispielen. Dabei wird auch auf die technischen Voraussetzungen näher eingegangen, so auch auf die XNP – Oberfläche.
In § 1 werden die rechtlichen Grundlagen dargestellt, deren Änderungen sehr weitreichend sind und etwa auch das Gründungsverfahren von Kapitalgesellschaften via Videokonferenz und elektronischen Niederschriften betreffen. § 2 enthält zahlreiche Anwendungsbeispiele, die sehr konkret sind und etwa das Verwahrungsverzeichnis, die Urkundensammlung, die Nebenakten, die Generalakte, aber auch Aufbewahrungsfristen betreffen. In § 3 folgt ein Praxisteil, der etwa auch erbfolgerevelante Urkunden, Mischakten, Beglaubigungen und Fehlerkorrekturen betrifft, die in den folgenden Kapiteln noch vertieft werden, etwa für Verwahrungen und Nebenakten. Weitere Kapitel gelten dem Workflow im Notariat, die Scanprozesse und was bei technischen Störungen und Ausfällen zu tun ist. Der Band schließt mit einer FAQ zu völlig zentralen Fragestellungen. Der ausführliche Anhang enthält zahlreiche Checklisten für den Umsetzungsprozess.
Der Leser findet sich in diesem Band schnell zurecht, zumal alle einschlägigen Vorschriften enthalten sind und mit der Darstellung der nunmehr anwendbaren Vorschriften der DONot in der Fassung vom 21.12.2021 i.V.m. mit den Neuerungen aus der NotAktVV und weiteren Änderungen im BeurkG und der BNotO verbunden werden.
Komplett und absolut praxisbezogen werden mit Schaubildern Prozesse dargestellt und anhand der verschiedenen Urkunden die zahlreichen Anwendungsbeispiele thematisiert. Auch die Sicherheitsanforderungen, die die Neuerungen mit sich bringen, werden angesprochen.
Der Workflow in Notariaten, die Umsetzung der Herausforderungen der Digitalisierung und die Optimierung des Einsatzes insbesondere spezieller Notariatssoftware bilden den Schwerpunkt ihrer über 30-jährigen Beratungstätigkeit der Autorin Bianka Schimanski.
Der Band vermittelt sehr kompakt das nötige KnowHow für die Veränderungen im Archivierungsprozess der Notariate.